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Les technologies de demain s'imaginent aujourd'hui
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Services adminisratifs : une vaste réorganisation...

Mis à jour le 5 mai 2020
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Une vaste réorganisation…


… Et commencer par connaître la situation exacte des 1400 étudiants de l’école pour les services scolarité, relations internationales et entreprises, notamment : état de santé évidemment mais aussi capacité ou non à suivre les enseignements à distance, ceci afin de garantir l’égalité des chances et d’accompagner autant que possible les étudiants en situation difficile. Il a fallu ensuite :
 
  • Faire le point sur les étudiants français actuellement en échange à l’étranger, les étudiants étrangers présents en France, les étudiants aux stages en entreprise repoussés, en télétravail ou annulés.
  • Déprogrammer en urgence tous les cours non réalisables et reprogrammer les cours et les examens de la fin d’année 2019-2020, en relation avec les enseignants, et en informer en temps réel les étudiants.
  • Réorganiser les examens de fin d'année qui se feront à distance, redéfinir leurs modalités (formule proposée par l’enseignant : QCM, épreuve écrite, orale...) et garantir l’information aux groupes d’étudiants concernés, dans le respect des délais.
  • Organiser les jurys de filières du semestre 9, préparer la diplomation pour la 3ème année, ainsi que le recrutement des admissions sur titre en 1re et 2e année, des masters et des apprentis pour l’année universitaire 2020-2021 !
  • Faire et refaire les conventions de stages au gré de l’évolution de la situation des étudiants vis-à-vis des entreprises
  • Organiser les recrutements d’enseignants-chercheurs en distanciel avec une réglementation qui évolue au fil des semaines sur le sujet.
 

Assurer le télétravail pour tous : personnels ET élèves


Afin d’assurer la continuité des services, un grand nombre de collègues a pu bénéficier quasiment au pied levé d’un PC et ses accessoires pour télétravailleur grâce au service informatique, également fortement sollicité par les laboratoires et les plateformes technologiques. A noter également que le service a pu mettre en place dès le début du confinement un serveur VPN spécial « étudiants » afin de ne pas prendre de la bande passante du serveur habituellement utilisé par les personnels Grenoble INP.
 

Téléphone, mail, What’sApp, Slack, Discord, Zoom… : garder le contact !


Bien sûr, pour accomplir toutes ces tâches, les personnels administratifs et techniques ont utilisé soit le bon vieux téléphone ainsi que le mail mais aussi des outils de visioconférence (pour les réunions) ou de chat (pour de la discussion à bâton rompu). Certains services ont même utilisé la visio-réunion pour émuler la « pause café » de 10h, à l’instar du service des relations internationales ! Une formule d’ailleurs élargie à toute l’école : « le Café Zoom Zoom ». Tous les collègues qui le souhaitent peuvent se retrouver chaque vendredi de 10h à 10h30, pendant 30mn pour des échanges purement informels via le système de visio Zoom.
 

La pause café


zoom zoom
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mise à jour le 5 mai 2020

Université Grenoble Alpes